Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit

Autor: Oliver Merk

Ich fas­se hier die Berei­che “Öffent­lich­keits­ar­beit” und “Kom­mu­ni­ka­ti­on” zusam­men, da eine mei­ner Auf­ga­ben im Ver­ein ist die Home­page zu admi­nis­trie­ren und es am Zukunfts­tag anklang, dass ein zen­tra­les Kom­mu­ni­ka­ti­ons­me­di­um gewünscht wird (Stich­wort “Intra­net” / “Twit­ter auf Home­page” / “Chat od. Blog auf Home­page”). Somit wür­de die­se inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on auch technisch/administrativ auf der Home­page statt­fin­den müssen.

Grund­sätz­lich ist ja Öffent­lich­keits­ar­beit auch “Kom­mu­ni­ka­ti­on”, hier sind die Emp­fän­ger vor allem außer­halb des Ver­eins. Von daher passt das mei­ner Mei­nung nach gut zusam­men und soll­te gemein­sam betrach­tet werden.

Aktueller Stand der Kommunikationskanäle

Grund­sätz­lich ist die Band­brei­te der gewünsch­ten (viel­leicht auch not­wen­di­gen) Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le enorm. Wir wol­len alle errei­chen und das für jeden so bequem wie mög­lich, aber auch den Auf­wand für die Ver­ant­wort­li­chen mög­lichst klein halten.

So gibt es Faust­ball-Senio­ren, die kei­nen Inter­net­zu­gang haben und am liebs­ten Infor­ma­tio­nen noch in schrift­li­cher Form (Brief/Zeitung) bekom­men, wäh­rend es auf der ande­ren Sei­te Mit­glie­der gibt, die ihre Infor­ma­tio­nen nur noch aus ange­sag­ten Social Media Kanä­len wie z.B. Tik­Tok bezie­hen und älte­re Social Media Kanä­len wie Face­book / Twit­ter / Insta­gram nicht nut­zen. Hier einen Kon­sens zu fin­den ist eine unse­rer kom­men­den Auf­ga­ben, aktu­ell ver­su­chen wir hier mehr­glei­sig zu fahren.

Kommunikationskanäle, die heute genutzt werden

Für die Öffent­lich­keits­ar­beit nut­zen wir aktu­ell fol­gen­de Kanäle

• Schwä­bi­sche Zeitung
• TG Report
• Home­page
• eMail
• Insta­gram
• Face­book
• Ban­ner am Stadion

Für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on wer­den aktu­ell genutzt

• Home­page (“Spiel­be­trieb” / “Trai­ning” / “Kalen­der” / “Team Kleidung”)
• eMail
• Whats­App
• Three­ma
• Tele­fon / Handy

Die zen­tra­le Stel­le für Infor­ma­tio­nen ist unse­re Home­page. Das dahin­ter­ste­hen­der Ver­wal­tungs­sys­tem erlaubt uns die Pfle­ge sta­ti­scher Sei­ten und auch das Anle­gen von soge­nann­ten “Bei­trä­gen”, die z.B. in ver­kürz­ter Form in einer Zeit­leis­te auf der Start­sei­te dar­ge­stellt wer­den. Von dort kann der kom­plet­te Bei­trag auf­ge­ru­fen wer­den. Das Ver­wal­tungs­sys­tem lässt sich über (von Drit­ten oder selbst pro­gram­mier­te) Zusatz­pro­gram­me (“Plug­ins”) erweitern.

So nut­zen wir ein Plug­in, wel­ches auto­ma­tisch nach Ver­öf­fent­li­chung eines Bei­trags die­sen per eMail an regis­trier­te Mit­glie­der ver­schickt. Dazu gibt es auf der Start­sei­te eine Anmel­de­mög­lich­keit und in jeder Mail gibt es auch die Mög­lich­keit sich von die­sem Dienst abzumelden.

Dann haben wir ein Plug­in ein­ge­rich­tet, wel­ches eben­falls auto­ma­tisch nach Ver­öf­fent­li­chung eines Bei­trags die­sen an die Insta­gram und Face­book Kon­ten der Abtei­lung Faust­ball schickt.

Die­se Auto­ma­tis­men ver­ein­fa­chen die Arbeit enorm, man muss nur den Bei­trag auf die Home­page stel­len, die rest­li­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le wer­den auto­ma­tisch ver­sorgt. Wobei man für einen Bei­trag online stel­len durch­aus ~10min. ein­pla­nen muss, selbst wenn der Text schon geschrie­ben ist. Suche nach einem geeig­ne­ten Bild, die­ses pas­send zuschnei­den, ggf. beschrif­ten. Dann Bei­trag erstel­len, Bild hochladen/einfügen, Text Kor­rek­tur lesen, pas­sen­de Kate­go­rie aus­wäh­len, Hash­tags wäh­len und ver­öf­fent­li­chen. Zum Schluß noch­mals schau­en, ob alles auf der Home­page wie gewünscht passt. Wenn an einem Wochen­en­de meh­re­re Mann­schaf­ten spie­len sitzt man den­noch eine Wei­le dran, da jede Mann­schaft einen eige­nen Bei­trag bekommt, um auf den jewei­li­gen Mann­schafts­sei­ten per Fil­te­rung auf die Kate­go­rie nur die Bei­trä­ge zu die­ser Mann­schaft anzei­gen zu lassen.

Kon­se­quenz die­ser auto­ma­ti­schen, par­al­le­len “Bespie­lung” der versch. Kanä­le ist natür­lich, dass Mit­glie­der, die nicht nur eMail haben, son­dern auch Insta­gramm und Face­book, nicht nur Benach­rich­ti­gung über eine neue Mail, son­dern (teilw. ver­zö­gert) auch über Insta­gram und Face­book bekom­men. Und wenn meh­re­re Mann­schaf­ten spie­len, dann mul­ti­pli­ziert sich die Zahl die­ser Meldungen.

Zur inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on wird auch die Home­page genutzt, so gibt es eine Sei­te mit einem PDF zum aktu­el­len Spiel­be­trieb. Für jede Mann­schaft fin­det man dort die Spiel­ter­min und ‑orte, Ansprech­part­ner und Kon­takt­in­fos, sowie die Busplanung.

Des­wei­te­ren gibt es eine Sei­te mit den aktu­el­len Tra­nings­zei­ten und ‑orten, sowie Trai­ni­ern für jede Mannschaft.

Eine extra Sei­te ver­linkt zur Über­sicht und Bestell­mög­li­che­kit von Teamkleidung.

Auf der Start­sei­te gibt es einen Kalen­der, den wir für die Hal­len­sai­son nur mit den Heim­spiel­ta­gen gefüllt haben. Die­ser hat aber vie­le Funk­tio­nen und man könn­te (als Idee für die Zukunft) die­sen mit ALLEN Ter­mi­nen fül­len. Die­ser Kalen­der lässt sich z.B. als zusätz­li­cher Kalen­der in Google/Apple Kalen­der abon­nie­ren, sodaß man auto­ma­tisch in sei­nem Kalen­der auf dem Han­dy die Faust­ball­ter­mi­ne mit ange­zeigt bekommt. Es lässt sich auch leicht eine Über­sicht der Ter­mi­ne aus­dru­cken, sodaß sich jemand bereit erklä­ren könn­te dies von Zeit zu Zeit zu tun und den Aus­druck Mit­glie­dern ohne Inter­net zukom­men lässt.

Die haupt­säch­li­che inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on inner­halb der Mannschaften/Elternschaft läuft aktu­ell über WhatsApp(gruppen) bzw. Tele­fon. Teil­wei­se wird auch über eMail(verteiler) informiert.

Ideen zur zukünftigen Kommunikation

Ich habe mir Gedan­ken gemacht zur ganz oben erwähn­ten Anre­gung zu einer Aus­tausch­mög­lich­keit über die Home­page. Also einem nur für Mit­glie­der zugäng­li­chen Bereich, in dem es versch. The­men­be­rei­che gibt, in denen man mit­ein­an­der diskutieren/chatten kann. Mir fällt hier­zu das klas­si­sche Dis­kus­si­ons­fo­rum ein, wel­ches es auch als Plugin(s) für unse­re Home­page gibt.

Vorteile

• eine zen­tra­le Stel­le für alle
• jeder kann mit­ma­chen (nur loka­le Regis­trie­rung auf der Home­page nötig)
• Daten­spar­sam­keit, es wer­den kei­ne Meta­da­ten “wer, mit wem und wie häu­fig kom­mu­ni­ziert” mit Drit­ten geteilt

Nachteile

• Ein­rich­tung auf unse­re Bedürf­nis­se nötig (Admi­nis­tra­ti­on)
• noch ein­mal Zugangs­da­ten, die man sich mer­ken muss
• zusätz­li­cher Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal zu den per­sön­lich eta­blier­ten Kanälen
• Wie erfolgt Benach­rich­ti­gung über neue Bei­trä­ge im Forum bzw. The­ma? (eMail, App, Push ?)

Viel­leicht könn­te so ein Forum auch zur Dis­kus­si­on über die Zukunft ein gutes Werk­zeug sein. Dort könn­te man für jedes The­ma einen eige­nen Bereich einrichten.